Documento

Para los escritos que se presentan ante tribunales, véase Escrito judicial.

En un sentido muy amplio y genérico, documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras.

Documento de Archivo

El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.”^[1]​

Características básicas

Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).

Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos, ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora -o dispositivo móvil, por ejemplo- mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.

Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:

• Al soporte material usado para consignar la información.
• A las características informaciones que conlleva.

Características del soporte material

En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.

• Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que es el papel.
• No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita; sin embargo, lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Características de información

Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios, y terciarios.

Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento (libros, tesis doctorales, revistas, periódicos, boletines, actas de congresos). Los documentos secundarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios (por ejemplo, bibliografías, índices, catálogos, revistas de resúmenes). Los documentos terciarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios, aunque algunos autores los definen como reproducciones mecánicas (fotocopias).

Tipos de documentos

Documento de archivo

Documento archivístico es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).

Francisco Fuster

Véase también

• Archivo de documentos
• Documento de identidad
• Documento electrónico
• Record Management

Referencias

1. DICCIONARIO de Terminología Archivística. Madrid: Ministerio de Cultura: Comisión de Terminología de la Dirección de Archivos Estatales. 1993. 

Bibliografía

• Briet, S. (1951). Qu'est-ce que la documentation? Paris: Documentaires Industrielles et Techniques.
• Buckland, M. (1991). Information and information systems. New York: Greenwood Press.
• Carrizo Sainero, G.; Irureta-Goyena Sánchez, P. y López de Quintana Sáenz, E. (1994). Manual de fuentes de información. Confederación Española de Gremios y Asociaciones de Libreros (CEGAL). ISBN 84-920008-0-5
• Frohmann, Bernd (2009). «Revisiting "What is a document?"», Journal of Documentation, 65(2), 291-303.
• Hjerppe, R. (1994). «A framework for the description of generalized documents». Advances in Knowledge Organization, 4, 173-180.
• Houser, L. (1986). «Documents: The domain of library and information science». Library and Information Science Research, 8, 163-188.
• Larsen, P.S. (1999). «Books and bytes: Preserving documents for posterity». Journal of the American Society for Information Science, 50(11), 1020-1027.
• Lund, N. W. (2008). «Document theory». Annual Review of Information Science and Technology, 43, 399-432.
• Ørom, A. (2007). «The concept of information versus the concept of document. I: Document (re)turn». En: Roswitha Skare, Niels Windfeld Lund y Andreas Vårheim (eds.) Contributions from a research field in transition. Frankfurt am Main: Peter Lang. Págs. 53–72
• Riles, A. (Ed.) (2006). Documents: Artifacts of Modern Knowledge. University of Michigan Press, Ann Arbor, MI.
• Schamber, L. (1996). «What is a document? Rethinking the concept in uneasy times». Journal of the American Society for Information Science, 47, 669-671.
• Signer, Beat: «What is Wrong with Digital Documents? A Conceptual Model for Structural Cross-Media Content Composition and Reuse». En: Proceedings of the 29th International Conference on Conceptual Modeling (ER 2010), Vancouver, Canadá, November 2010.
• Smith, Barry. «How to Do Things with Documents», Rivista di Estetica, 50 (2012), 179-198.
• Smith, Barry. «Document Acts». En: Anita Konzelmann-Ziv, Hans Bernhard Schmid (eds.), 2013. Institutions, Emotions, and Group Agents.Contributions to Social Ontology (Philosophical Studies Series), Dordrecht: Springer

Enlaces externos

• Diccionario: documento
• Qué es un documento

• Wikcionario tiene definiciones y otra información sobre documento.

• Datos: Q49848
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